Gemeinsames Firmenwissen wird unübersichtlich, wenn jede Tagesnotiz dort landet. Speichere nur Informationen, die auch in Wochen oder Monaten noch Antworten verbessern.
Gut geeignet sind Tonalität, Markenbegriffe, feste Prozessregeln, wiederkehrende Ausgabeformate und langlebige Teamstandards. Einzelfälle, vorläufige Zahlen und Kundensonderfälle gehören eher in den jeweiligen Arbeitsbereich (Space).
Formuliere Einträge im gemeinsamen Firmenwissen kurz und eindeutig. Statt ‚Wir mögen freundliche Texte‘ ist besser: ‚Kundenantworten sollen klar, ruhig und ohne übertriebene Versprechen formuliert werden.‘
Prüfe gemeinsames Firmenwissen regelmäßig. Veraltete Regeln sind gefährlicher als fehlende Regeln, weil sie unbemerkt in neue Antworten einfließen.
Sauber gepflegtes Firmenwissen reduziert Wiederholungen und macht Antworten konsistenter, ohne Arbeitsbereiche mit alten Details zu belasten.